Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Produkt Instaplaner ist die MindTrajour UG (haftungsbeschränkt), Straße der Jugend 18, 14974 Ludwigsfelde, vertreten durch die Geschäftsführer Larissa Lange und Adrian Rinnus. Sie erreichen uns unter info@mindtrajour.com. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür derzeit nicht vorliegen.

2. Rollenverteilung bei Projektdaten

Instaplaner richtet sich an Elektrofachbetriebe. Wenn Sie als Fachbetrieb ein Projekt anlegen, erfassen Sie dabei regelmäßig Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden, insbesondere Objektadressen. Für diese Daten sind Sie datenschutzrechtlich verantwortlich; wir verarbeiten sie ausschließlich weisungsgebunden in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Für diese Auftragsverarbeitung schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die jeweils aktuelle Fassung wird nach der Anmeldung vor dem Zugriff auf Projekte angezeigt und kann als PDF gespeichert werden. Der Vertrag kommt durch ausdrückliche elektronische Annahme zustande. Für alle übrigen in dieser Erklärung genannten Verarbeitungen (Konto, Website, Telemetrie) sind wir selbst Verantwortlicher.

3. Aufruf der Website und Hosting

Diese Website wird bei der Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, betrieben. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet unser Hoster technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, angefragte Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge und den verwendeten Browser. Diese Verarbeitung ist zur Auslieferung und Absicherung der Website technisch erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im stabilen und sicheren Betrieb.

Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Sie ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

4. Nutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung von Instaplaner ist ein Konto erforderlich. Die Registrierung erfolgt derzeit ausschließlich auf Einladung. Wir verarbeiten dabei Ihre E-Mail-Adresse, einen von Ihnen gewählten Anzeigenamen sowie Zeitstempel zu Erstellung und Änderung Ihres Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich ist.

Die Konto- und Anwendungsdaten werden über Supabase Pte. Ltd, 65 Chulia Street, #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513, in einer primären Rechenzentrumsregion innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Der Zugriff ist durch zeilenbasierte Sicherheitsregeln auf Ihr eigenes Konto beschränkt. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; für Zugriffe oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR gelten insbesondere Standardvertragsklauseln.

Beim elektronischen AVV-Abschluss speichern wir als Vertragsnachweis Konto und E-Mail der annehmenden Person, Firma und Anschrift, Vertragsversion, Dokumentpfad und -prüfsumme sowie den Annahmezeitpunkt. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Der Nachweis bleibt von Projektdaten getrennt und wird nach Vertragsende oder Kontolöschung bis zum Ablauf anwendbarer Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen vorgehalten; vorgesehen sind sechs volle Kalenderjahre und die Löschung danach.

5. Projekte, Pläne und Firmenlogo

Innerhalb der Anwendung speichern wir die von Ihnen erfassten Projektdaten (Projektname, Objektadresse, Firmenbezeichnung, Zeichnungsnummer, Netzform, Einspeisung und Vorgabewerte), die daraus entstehenden Planstände einschließlich ihrer Revisionen sowie ein optional hochgeladenes Firmenlogo für das Schriftfeld Ihrer Pläne.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Daten personenbezogene Angaben Ihrer Kundinnen und Kunden enthalten, gilt Abschnitt 2 dieser Erklärung. Die Daten bleiben gespeichert, bis Sie das Projekt oder Ihr Konto löschen.

6. Spracheingabe und KI-Verarbeitung

Die Spracheingabe ist das zentrale Merkmal von Instaplaner. Wenn Sie eine Aufnahme starten, wird die Sprachaufnahme an unseren Server übertragen und von dort an einen KI-Dienstleister zur Transkription weitergegeben. Aus dem erkannten Text erzeugt anschließend ein Sprachmodell einen strukturierten, noch unbestätigten Änderungsvorschlag für Ihren Plan. Für die Standard-Transkription setzen wir OpenAI ein. OpenRouter, Inc. verarbeitet die strukturierte Auswertung und ist der Rückfall für die Transkription, wenn der direkte Transkriptionsdienst nicht verfügbar ist.

Für diese Verarbeitung gelten verbindliche technische Zusagen, die wir in unserer Architekturentscheidung ADR-0004 festgehalten haben:

• Rohaudio wird ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet und niemals auf einen Datenträger oder in einen Objektspeicher geschrieben.
• Unmittelbar nach der Transkription werden die Audiodaten im Speicher überschrieben — auch dann, wenn die Transkription fehlgeschlagen ist.
• Transkript und Modellantwort werden als vertraulich behandelt und nicht in Protokolldateien geschrieben.
• Über die Anbietereinstellungen ist eine Verwendung Ihrer Eingaben zu Trainingszwecken ausgeschlossen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Funktion erforderlich ist. Bitte beachten Sie, dass Aufnahmen auf einer Baustelle unbeabsichtigt Stimmen oder Angaben dritter Personen enthalten können. Sprechen Sie deshalb nur das, was für die Plandokumentation erforderlich ist. Eine Übermittlung in Drittländer ist bei der KI-Verarbeitung nicht ausgeschlossen und durch Standardvertragsklauseln abgesichert.

7. Fehlerdiagnose ohne Einwilligung

Damit wir technische Störungen erkennen und beheben können, verarbeiten wir Fehlermeldungen aus Ihrem Browser und von unserem Server. Erfasst werden Fehlertext, Aufrufverlauf (Stacktrace), Konsolenausgaben, das Muster der aufgerufenen Route sowie Statuscodes fehlgeschlagener Anfragen. Empfänger ist PostHog mit Verarbeitung in der Europäischen Union.

Diese Verarbeitung erfolgt ohne Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Anwendung; gerade Fehlersituationen lassen sich nicht diagnostizieren, wenn ihre Erfassung von einer Einwilligung abhängt. Wir setzen dabei keine Cookies ein und bilden keine Nutzerprofile.

Inhalte sind von dieser Erfassung ausgenommen: Vollständige URLs, Suchparameter und Verweisadressen werden entfernt, Zugangsdaten und Schlüssel werden maskiert, und Fehler aus dem Sprachpfad werden grundsätzlich ohne Inhalt übertragen. Die Speicherdauer beträgt 30 Tage. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

8. Produktanalyse mit Einwilligung

Mit Ihrer Einwilligung analysieren wir die Nutzung von Instaplaner, um das Produkt zu verbessern. Empfänger ist PostHog mit Verarbeitung in der Europäischen Union. Verarbeitet werden eine pseudonyme Kennung sowie minimierte Ereignisdaten wie Kategorien und Zählwerte. Planinhalte, Bezeichnungen aus Ihren Plänen, Transkripte, E-Mail-Adressen und Anzeigenamen werden nicht übertragen.

Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Speicherdauer beträgt höchstens zwölf Monate. Ihre Einwilligung ist freiwillig; die Anwendung ist ohne sie uneingeschränkt nutzbar. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter Einstellungen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Serverseitig erheben wir zusätzlich minimierte technische Metadaten zu Laufzeiten und Fehlerraten unserer Verarbeitungsschritte (Observability). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die Speicherdauer beträgt 30 Tage. Inhalte aus Audio, Transkript, Prompt, Modellantwort oder Plandokument sind davon ausgeschlossen.

Eine Aufzeichnung von Sitzungen (Session Replay) findet derzeit nicht statt und ist in der Anwendung technisch deaktiviert.

9. Kontaktaufnahme und Pilotanfragen

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, etwa über die Pilotanfrage auf unserer Website, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung. Wir löschen die Anfragen, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Nach Art. 21 DSGVO können Sie Verarbeitungen widersprechen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen.

Wenden Sie sich dafür an info@mindtrajour.com. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die zugrunde liegenden Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.